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Plusieurs
ministères souhaitant passer des marchés pour leurs
frais de déplacement, notamment dans le cadre de l’expérimentation,
il m’apparaît nécessaire d’appeler votre attention
sur le respect de certaines règles de gestion.
En
l’état actuel des pratiques, les marchés à
bons de commande passés par l’administration en matière
de frais de déplacement sont de deux types : une offre
globale de transport et d’hébergement dans le cadre de l’expérimentation
(décret n °97-585 du 30 mai 1997 modifié) ou
une offre ciblée sur le transport en faisant appel à
la concurrence (décret n °90-437 du 28 mai 1990 modifié).
Dans
ces marchés le prix peut être calculé de manière
classique au moyen d’une remise, mais peut également découler
d’un mécanisme plus complexe qui permet de prévoir
des clauses incitatives à la réduction des coûts ;
un compte d’opérations avec partage du solde positif de ce
compte entre l’administration et le cocontractant est ainsi prévu
dans certains cas.
Le
compte d’opérations et l’introduction d’un mécanisme
de partage de son solde positif sont conformes au code des marchés
publics. En effet, son article 78 relatif à la détermination
du prix, précisé par la circulaire n °2485 du
4 mars 1969, prévoit que des clauses incitatives liées
à la recherche d’une meilleure qualité des prestations
et à la réduction des coûts de production peuvent
être insérées dans les marchés.
Si
vous envisagez de recourir à ce dispositif il importe toutefois
de respecter les règles suivantes afin d’en assurer toute
la transparence nécessaire.
Le
cahier des charges de la consultation doit comporter des clauses
dont la clarté et la précision conduisent à
ce que les prix soient déterminables et les offres comparables
conformément au code des marchés publics.
Ces
clauses doivent définir l’intégralité des recettes
et des charges portées au compte d’opérations et les
éléments physiques et financiers relatifs à
l’exécution des prestations prévues par le marché
doivent être précisés. Ainsi, le cahier des
charges doit permettre de connaître avec exactitude les exigences
de l’administration en termes de qualité de service (délais
d’émission des billets, les heures d’ouverture…). Les candidats
devront s’engager sur la qualité du service attendue.
S’il
est prévu un implant (succursale de l’agence implantée
dans les locaux de l’administration), le dossier de consultation
précise soit le nombre de personnes nécessaires à
son fonctionnement, qui sera retracé au travers du compte
d’opération, soit que ce nombre est laissé à
la libre appréciation du soumissionnaire mais qu’il devra
figurer explicitement dans son offre. Dans ce dernier cas, ce nombre
ne devra pas constituer un critère de choix à lui
seul mais être intégré dans le critère
de qualité du service.
Dans
l’hypothèse où il n’est pas prévu d’implant,
vous veillerez à ce que ne soient prises en compte par vos
administrations au travers du compte d’opérations que des
charges dont le caractère évaluable et contrôlable
est avéré.
Le
cahier des charges doit également contenir une définition
comptable de l’excédent du compte d’opérations lié
à l’exécution du marché et déterminer
les modalités de répartition du solde du compte d’opérations.
En
outre, il vous appartient de veiller à la vérification
des données financières contenues dans le compte d’opérations.
Pour ce faire, vous utiliserez tous les moyens à votre disposition,
y compris le recours à un tiers indépendant.
Enfin,
le marché doit indiquer les modalités de reversement
aux administrations concernées de la part des économies
leur revenant en exécution du marché, ainsi que leur
périodicité.
A
cet égard, il convient de distinguer deux procédures :
-
en cours d’exécution du marché, les économies
générées par celui-ci et qui sont issues du
partage du solde positif du compte des opérations peuvent
donner lieu à la constitution d’avoirs sur les prochaines
factures. Afin d’assurer la transparence et la lisibilité
du mécanisme, un récapitulatif des avoirs, validé
par l’ordonnateur, c’est à dire chaque personne responsable
du marché, doit être adressé systématiquement,
selon une périodicité prévue au marché,
au contrôleur financier ;
-
en cas de clôture du marché ou à l’occasion
de son interruption en cours d’exécution, l’intégralité
des sommes restant dues à l’administration peut être
rattachée à son budget par la procédure du
rétablissement de crédits ou bien par ouverture de
crédits à due concurrence dans la plus prochaine loi
de finances.
Dans
ces conditions, à chaque arrêté de compte, l’ordonnateur
émet un titre de perception de recettes. Au stade du rétablissement
des crédits, le comptable procède à l’annulation,
à due concurrence, de la dépense initialement supportée
budgétairement par l’administration.
Cette
procédure de rétablissement de crédits exige
toutefois que l’assignation de l’ordonnance ou du mandat de paiement
de la dépense ainsi que l’assignation du titre de perception
soient traitées par le même comptable. En effet, les
achats de billets et de prestations hôtelières constituent
des dépenses supportées provisoirement par le budget
de l’Etat.
Enfin,
si la procédure d’ouverture de crédits est retenue
par l’ordonnateur, il est rappelé qu’à compter du
projet de loi de finances pour 2000, ces crédits pourront
donner lieu à report automatique du fait de l’inscription
de toutes les dotations de crédits de fonctionnement à
l’état H.
En
tout état de cause, le mécanisme du compte d’opérations
ne constitue pas la seule clause incitative possible de recherche
d’économies.
Afin
de réaliser une mutualisation des expériences et d’aider
les personnes responsables des marchés de vos ministères
à mettre en place au plus tôt des marchés de
frais de déplacement conformes à la directive européenne
n °92/50/CE du Conseil du 18 juin 1992 portant coordination
des procédures de passation des marchés publics de
services, je vous propose la constitution d’un groupe de travail
réunissant les directions concernées du ministère
de l’économie, des finances et de l’industrie - direction
du Budget, direction des Affaires juridiques, direction générale
de la Comptabilité publique et direction générale
de la Concurrence, de la consommation et de la répression
des fraudes- et toutes les administrations intéressées.
Ce
groupe de travail aura notamment pour objet de rassembler un corps
de recommandations relatives à ces marchés.
Afin
d’apprécier l’apport de ces dispositions je souhaite recueillir
avant le 31 décembre 2001 un bilan sur la mise
en œuvre des marchés des frais de déplacement de l’ensemble
des ministères concernés par le dispositif.
Copie
de la présente note est adressée aux contrôleurs
financiers.
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