Source des données : Sous-direction des systèmes d'information.

Mode de calcul : Au numérateur : coût des achats de PC fixes et portables, imprimantes, serveurs et licences bureautiques, maintenance, télécommunications, support de proximité, formations bureautiques (conformément au périmètre de l’indicateur interministériel) ; A noter : Contrairement aux résultats des années 2015 et 2016, les dépenses de personnel sont incluses à partir de 2017.

Au dénominateur : nombre total de postes de travail (fixes et portables) gérés pour l’ensemble de la mission par le département des infrastructures et des services.

Commentaires : Depuis le 1^er janvier 2016, l’assistance bureautique est sous-traitée auprès d’un prestataire extérieur. La DILA a gardé la charge de l’achat de ses postes informatiques. Du fait de l’intégration des dépenses de personnel en lien avec l’assistance et la maintenance auprès des utilisateurs dans le calcul du ratio en 2017 et dans la détermination des prévisions et de la cible, les données ne sont pas comparables avec le résultat de l’année 2016. En intégrant les dépenses de personnel, le ratio pour l’année 2016 serait en comparaison de 1 316 euros par poste.

En hausse depuis 2016 (notamment en 2018), le ratio d’efficience bureautique devrait diminuer sensiblement à compter de l’année 2021. Plusieurs projets ont été engagés dès 2018 afin de permettre cette réduction. Par conséquent il paraît difficile de maintenir la cible 2020 inscrite au PAP 2019, soit 1 644 euros. Elle est donc révisée à 1 848 euros et se justifie par les arguments qui suivent.

L’année 2018 a permis de lancer le chantier de migration vers Windows 10 (arrêt du support Windows 7 prévu fin 2019). Cette migration obligatoire impose de remplacer une partie du parc informatique non compatible à ce jour avec Windows 10. Ces achats se poursuivront jusqu’en 2020 (200 postes trop anciens seront à renouveler en 2020 avant de revenir à un rythme standard de renouvellement du parc informatique) et s’accompagneront de prestations de formation et d’accompagnement. Par ailleurs, un renouvellement progressif de l’ensemble de la flotte mobile va être engagé afin de remplacer le matériel vieillissant. Ces éléments expliquent en partie la dégradation de l’efficience bureautique annoncé pour 2020.

A cela s’ajoute le renouvellement du marché de support et d’assistance (hausse des coûts temporaire pour gérer la transition entre l’ancien et le nouveau prestataire ainsi que l’accompagnement à la migration Windows 10) qui vise à la baisse des coûts à compter de 2021.

Des éléments propres aux activités régaliennes de la DILA expliquent notamment le maintien d’un nombre élevé de postes informatiques au fil des années, même si les effectifs diminuent en parallèle. Les activités liées à la production du JO nécessitent la mise en place de sites de secours pour la continuité et la reprise d’activité, et la possibilité de réaliser des astreintes techniques et fonctionnelles à distance, ce qui implique l'utilisation de matériel supplémentaire. La mise en œuvre des contraintes de sécurité ANSSI impose dans certains cas de mettre à disposition d’un même agent des postes informatiques distincts (administration technique des systèmes). La DILA fournit également des postes (plus de 200 postes) à des utilisateurs non DILA tels que la SACI pour les agents mutualisés et l’atelier graphique, les agents mis à disposition du CAI de Metz, les prestataires dans les équipes de développement, de maintenance, de support et d’exploitation. A noter que la DILA réalise également des activités de développement, de PAO ou de vidéo nécessitant l’acquisition de matériel professionnel spécifique au coût relativement élevé.

Des négociations sont actuellement en cours entre la DILA et Microsoft pour aboutir à la signature d’un accord d’entreprise (actuellement, la DILA réalise des achats unitaires par logiciel) afin de bénéficier des tarifs plus avantageux sur un engagement de trois ans. En cas de réussite, cet accord génèrerait des gains de 20 à 30%. En parallèle de ces discussions, des plans d’actions sont en cours pour rationaliser le parc bureautique (suppression des boîtes aux lettres et désinstallation des logiciels non utilisés, etc.).

Une attention particulière continuera d’être portée sur les inventaires annuels du matériel afin de mieux repérer et supprimer les postes informatiques rendus inactifs à la suite des départs d’agents en retraite et dans le cadre du plan de départs volontaires.

Le ratio interministériel d’efficience de la gestion des ressources humaines rapporte les effectifs gérants (en ETPT), consacrant la majeure partie de leur temps à la gestion des RH (pilotage, recrutements, administration, formation, paye, conditions de travail…), aux effectifs gérés soit l’effectif physique moyen rémunéré, y compris les personnels temporaires.

Source des données : département des ressources humaines et données RH issues de l’application de gestion Pléiades.

Mode de calcul : au numérateur, les effectifs gérants et au dénominateur les effectifs gérés.

Commentaires : il est tenu compte de la moyenne du nombre de fiches de paie établi chaque mois pour l’effectif géré.

La baisse globale des effectifs, dans le cadre du dispositif de cessation anticipée volontaire d’activité (CAVA) lancé fin 2016 et prenant fin en 2019 et le projet de prolongation du plan CAVA actuel sous forme d’avenant (en cours de discussion sur les conditions de départ) qui s’étalera de 2020 à 2024 pour les agents de droit privé et les départs en retraite tous statuts confondus, impactent à la fois les effectifs gérés et gérants sur les trois prochaines années, mais dans des proportions différentes.

Les prévisions 2019 et 2020 tiennent compte d’une baisse progressive plus importante des effectifs gérés que de l’effectif gérant. En effet, très peu de départs sont prévus concernant l’effectif gérant car l’équipe est essentiellement composée de jeunes agents. Par conséquent la cible 2020 inscrite au PAP 2019, soit 2,39 % n’est plus réaliste et est révisée à 3,09 % compte tenu du contexte. Une baisse plus significative du ratio ne s’amorcera qu’à partir de 2022.

Cependant, même si l’effectif géré devrait baisser considérablement dans les trois ans, il est nécessaire de maintenir un seuil minimal d’agents gérants car la charge de travail reste importante. Il faut continuer de gérer à la fois les agents en activité et ceux qui sont partis notamment à travers les plans CAVA, et qui reçoivent un revenu de remplacement jusqu’à leur retraite effective. Certains recrutements (en remplacement) sont nécessaires sur des postes indispensables tel que la gestion de la paye.

Pour rappel, la diminution des effectifs dépend d’événements prévisibles comme les départs à la retraite et l’exécution des plans de départs anticipés à la retraite mais aussi de situations non anticipables telles que des démissions, des décès. Le choix de la date de départ des agents éligibles au dispositif de cessation anticipée volontaire d’activité (CAVA), si toutefois ceux-ci ne refusent pas d’y adhérer, peut être modifiée pour convenance personnelle.

Source des données : département des ressources humaines.

Mode de calcul : le ratio d’emploi de travailleurs handicapés est calculé en pourcentage des effectifs réels (hors les mises à disposition).

Commentaires : le ratio tient compte des seuls travailleurs handicapés déclarés et d’unités déductibles acquises à la suite des travaux confiés à des établissements d’aide par le travail (ESAT). À titre d’information, la DILA verse une contribution annuelle au fonds pour l’insertion professionnelle des personnes handicapées (FIPHFP).

Les prévisions des années 2019 et 2020 sont en progression afin d’atteindre la cible de 5 % en 2022. Afin de faciliter le recrutement et l’intégration de personnes en situation de handicap, la DILA a créé en 2019 au sein du département des ressources humaines, un poste de chargé de recrutement / politique handicap. En 2018, trois agents ont été recrutés et depuis début 2019, trois autres ont déjà rejoint la DILA.

La DILA reste engagée dans une politique de soutien à l'emploi de personnes en situation de handicap au travers des actions suivantes :

- le développement des relations avec les personnes en recherche d'emploi disposant d'une reconnaissance RQTH par la diffusion d'offres d'emplois sur les sites spécialisés et la proposition systématique d'un entretien avec chaque candidat postulant ; 

- une facilité accordée aux départements pour le recrutement de personnes reconnues en qualité de travailleur handicapé ;

- des actions d'information et de sensibilisation avec notamment la participation active de la DILA à l'événement DUODAY, pour la deuxième fois, consistant à placer durant une journée une personne en situation de handicap en binôme avec un agent « accueillant » sur son poste de travail. La personne accueillie a participé activement aux activités de la personne accueillante.

- des formations adaptées, en soutien aux agents accueillant dans leur équipe une personne en situation de handicap.

Source des données : département des moyens généraux pour les surfaces ; département ressources humaines pour les effectifs.

Mode de calcul : afin de faciliter la comparaison interministérielle, les surfaces industrielles ne sont pas prises en compte pour le calcul du ratio SUN par poste de travail, qui est ici publié pour les seules surfaces de bureaux, avec les effectifs correspondants.

Commentaires : Depuis début 2018, la DILA a réussi sa rationalisation immobilière de ses sites parisiens en regroupant ses agents sur seulement deux sites : «Desaix», «Ségur» et en maintenant le site de « Metz ».

En accord lors de la conférence de performance d’avril 2019, les sous-indicateurs relatifs à l’entretien courant et lourd sur la SUB ne seront plus renseignés. En effet, les états de restitution de ces dépenses ne sont pas suffisamment précis pour apprécier pertinemment ces sous-indicateurs.

Dans le but de poursuivre la rationalisation immobilière et de réaliser des économies substantielles, la DILA prévoit de regrouper un maximum d’agents actuellement en poste sur le site de « Ségur » vers le site « Desaix », site historique de la DILA (et avant 2010 de la Direction des Journaux officiels) afin de faciliter les échanges entre les équipes « métiers ». Cette opération a commencé en février 2019, en libérant environ 400 m² à la suite de la réinstallation du département des ressources humaines sur le site « Desaix ». La DILA envisage de restituer 150 m² supplémentaires aux services du Premier ministre en 2020 pour regrouper à nouveau une partie des équipes informatiques sur le site « Desaix ». Au-delà de 2020, d’autres surfaces de bureaux du site « Ségur » pourraient être restituées mais le projet n’est pas encore défini actuellement, sans visibilité sur les départs à venir.

Parallèlement, début 2019, la DILA a transformé des logements de fonction du site « Desaix » en bureaux pour en augmenter la surface de 485 m², ce qui a permis de réinstaller le département des ressources humaines sur le site « Desaix ».

Ces modulations de surfaces et de répartition des effectifs sur les deux sites parisiens ont généré des économies de loyer et de dépenses d’entretien importantes.

Les effectifs continueront de diminuer progressivement entre 2019 et 2022 en lien avec l’étalement des départs d’agents entrant dans le dispositif de cessation anticipée volontaire d’activité (plan actuel lancé fin 2016 et prenant fin en 2019 et son prolongement, actuellement en cours de négociation, qui devrait s’étaler de 2020 à 2024 pour les agents de droit privé), d’une part et les départs naturels en retraite tous statuts confondus, d’autre part.

La restructuration des surfaces de bureaux et la baisse continue des effectifs, font que les prévisions et la cible du ratio augmentent mécaniquement.