1.1 Ratio d'efficience bureautique

Le ratio d’efficience bureautique constaté en 2020 est de 1 974 €, en augmentation par rapport au résultat de l’année 2019 (1 738 €) et légèrement inférieur à la prévision actualisée (1 994 €). La cible 2020 de 1 848 € n’est pas atteinte. Cette année singulière a ainsi engendré une augmentation des dépenses non prévues lors de la constitution du budget 2020 pour s’adapter au contexte de la pandémie du Covid-19. En effet, en complément des postes fixes déjà en service, les agents ont été équipés d’ordinateurs portables, et pour certains d’écrans supplémentaires, de caméras, de casques et de kits mains libres nécessaires au déploiement à grande échelle et dans des délais contraints du travail à distance. A cela s’est ajoutée l’installation de solutions collaboratives et de visioconférence pour maintenir le lien entre les équipes.

En revanche, les coûts de support, assistance et maintenance sont inférieurs aux prévisions notamment par la présence moindre sur site des prestataires extérieurs pendant les périodes de confinement qui a donné lieu à une moindre facturation des services. La baisse des coûts de rémunération des agents de la DILA est due à l’affectation de certains personnels à d’autres tâches et ne sont plus imputables directement aux coûts bureautiques.

Par ailleurs, en parallèle de ce contexte, la DILA a poursuivi le projet de migration des postes informatiques vers Windows 10, lancé en 2019. Ce projet a nécessité de renouveler une partie du parc informatique non compatible avec cette nouvelle version de Windows.

Dans le cadre de la rationalisation du parc informatique, une politique d’équipement informatique a été rédigée. Cette politique, annexée au schéma directeur des systèmes d’information de la DILA, détermine la configuration et les caractéristiques des postes informatiques des utilisateurs pour chacun des profils types définis, et prévoit d’affecter ensuite à chaque agent le matériel adapté à ses besoins pour exercer son activité en mode présentiel ou en mobilité en intégrant la nécessaire continuité d’activité de la DILA en cas de situations particulières (pandémie ; grèves de transport ; etc.) et en visant l’efficience en matière budgétaire.

Le nombre de postes informatiques est de 925 en 2020, soit 46 de moins qu’en 2019, tout en restant supérieur à l’effectif. La mise en œuvre des contraintes de sécurité de l’ANSSI impose en effet, dans certains cas, de mettre à disposition d’un même agent plusieurs postes informatiques. La DILA fournit également des postes à des utilisateurs autres que des agents DILA. C’est le cas pour les agents mutualisés et l’atelier graphique de la SACIJO, les agents mis à disposition du centre d’appels interministériel basé à Metz, les prestataires extérieurs dans les équipes de développement, maintenance, support et d’exploitation.

Les activités liées à la production continue du Journal officiel nécessitent de plus le maintien en conditions opérationnelles d’équipements supplémentaires installés sur les sites de secours ; des astreintes techniques et fonctionnelles à distance peuvent impliquer l’utilisation de matériel supplémentaire pour garantir la continuité des services. Enfin, plus d’une dizaine de postes est également positionnée en salle de formation pour assurer les formations informatiques internes des agents.

1.2 Ratio d'efficience de la gestion des ressources humaines

Le résultat 2020 du ratio d’efficience de la gestion des ressources humaines (RH), soit 3,29 %, est conforme à la prévision actualisée (3,3 %) mais est supérieur à la prévision initiale et à la cible (3,09 %) en raison de la diminution plus importante des effectifs gérés au regard de la stabilisation des effectifs gérants.

La baisse globale des effectifs est principalement liée au dispositif de cessation anticipée volontaire d’activité (CAVA) sur 2016-2019, prolongé sur 2020 à 2024 pour les agents de droit privé et dans une moindre mesure aux départs en retraite tous statuts confondus.

La charge de travail restant importante, le maintien d’un seuil minimal d’agents gérants est nécessaire pour gérer l’effectif géré qui comprend à la fois les agents en activité et ceux qui sont partis notamment à travers les plans CAVA, et qui reçoivent un revenu de remplacement jusqu’à leur retraite effective. Par ailleurs, l’existence de statuts différents (agents de droit privé, fonctionnaires, contractuels de droit public) complexifie la gestion RH (règles, instances sociales différentes). Enfin, les évolutions importantes des activités de la DILA depuis plusieurs années conjuguées à la baisse des effectifs impliquent des efforts particuliers en termes de formation et d’accompagnement au changement.

1.3 Part des bénéficiaires de l'obligation d'emploi prévue par la loi n°87-517 du 10 juillet 1987

Le résultat provisoire de la part des bénéficiaires de l’obligation d’emploi de personnes handicapées est de 5,23 %, en amélioration par rapport à 2019 (4,19 %) et supérieur à la prévision initiale (4,57 %) et à la prévision actualisée (5 %). La cible 2020 de 4,57 % est dépassée. Avec trois nouveaux recrutements cette année, la DILA emploie 27 agents en situation de handicap à fin décembre 2020.

La DILA continue d’affirmer son engagement dans l’égalité professionnelle et poursuit son plan volontariste en faveur du recrutement, de l’intégration et du maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap. La DILA participe ainsi à des campagnes de sensibilisation et à des événements en faveur de l’accueil des personnes en situation de handicap ; elle vise à développer l’emploi de personnel handicapé en partenariat avec la DSAF et Pôle emploi. Une charte handicap est en cours de finalisation en concertation avec les représentants du personnel. Ces actions ont été menées dans le cadre de la démarche de labellisation égalité-diversité, label obtenu début janvier 2021 pour l’ensemble des services du Premier ministre.

Outre sa participation au « duoday » et des actions de sensibilisation des personnels au handicap, la DILA a également mis en œuvre des actions concrètes telles que : 

• le développement des partenariats avec des associations (Arpejeh, Cap Emploi, etc.) ;
• l’évolution de ses pratiques en matière de recrutement, d’accompagnement des parcours professionnels et de formation ;
• des actions de conseil en faveur de l’intégration de collaborateurs en situation de handicap pour les managers dans le cadre de la formation professionnelle.

2.1 Efficience de la gestion immobilière

Le ratio provisoire SUN par poste de travail est de 13,6 m² par agent, stable par rapport à 2019 et inférieur à la prévision et la cible (14,2 m²). Côté superficie, 40 m² de surface de bureaux du site « Ségur » ont été restitués aux services du Premier ministre et 120 m² de logement de fonction ont été transformés en surface de bureaux sur le site « Desaix », soit une augmentation nette d’espace de 80 m² sur l’année 2020. Côté effectif, la baisse de l’effectif permanent a été moins importante que celle envisagée dans la prévision et la cible. En effet, certains agents de droit privé bénéficiant du dispositif de cessation anticipée volontaire d’activité (CAVA) ont préféré reporter leur départ. A contrario, dans le cadre de la poursuite de la démarche de soutien à l’apprentissage, le nombre d’apprentis ainsi que le nombre de prestataires extérieurs travaillant sur site à la DILA sur les projets majeurs de la DILA, sont plus importants que prévu. 

Dans le but de poursuivre la rationalisation immobilière, de réaliser des économies substantielles de loyer et de faciliter les échanges entre les agents, la DILA avait prévu en 2020 de regrouper un maximum d’agents en poste sur le site de « Ségur » vers le site « Desaix », site historique de la DILA. En effet, la DILA envisageait de restituer 150 m² aux services du Premier ministre. Cette opération, qui demande des travaux d’aménagement des surfaces de bureaux sur le site « Desaix », n’a été réalisée que partiellement à hauteur de 40 m², et décalée en 2021 en raison de la crise sanitaire.