Indicateur 1.1 : Niveau de préparation aux crises

L'atteinte d'un taux d'exercices de sécurité civile réalisés dans les délais réglementaires sur les sites soumis à PPI de 78,5% au niveau national (pour un objectif fixé avant la crise sanitaire à 80%) est satisfaisante. En effet, il n’est pas constaté une baisse significative du taux par rapport aux années antérieures alors même que les acteurs de la réalisation de ces exercices ont été en très grande partie les mêmes que ceux qui ont été mobilisés pour faire face à la crise de l’épidémie de Covid-19.

Indicateur 1.2 : Taux d’établissements recevant du public et d’immeubles de grande hauteur soumis à obligation de contrôle visités par la commission de sécurité

85,2 % des établissements recevant du public (ERP) et des immeubles de grande hauteur (IGH) soumis à obligation de contrôle ont fait l’objet d’une visite, ce qui est supérieur à l’objectif actualisé de 80 %. La cible a en effet été notablement revue à la baisse au regard de la crise sanitaire durant l’été 2020 (95 % prévus initialement dans le PAP 2020) et à un moment où des incertitudes fortes subsistaient quant à la capacité des commissions et des autorités de police, mais également des exploitants, à permettre une reprise des visites de sécurité.

Ce résultat, au-dessus de la prévision actualisée, met en évidence la mobilisation continue des acteurs territoriaux chargés de garantir le respect des conditions réglementaires de visites périodiques des ERP et IGH y compris dans un contexte très tendu de crise sanitaire. La reprise d'activité au début du second semestre 2020 a été certes contrariée par l'indisponibilité de certains exploitants et des contraintes locales en termes de RH, mais ce résultat démontre que l’activité des commissions s’est malgré tout poursuivie à un rythme soutenu et que l’arrêté du 24 juillet 2020 permettant de reporter les visites programmées en 2020 a été utilisé de façon mesurée. Enfin, il faut noter que les résultats sont très contrastés selon les départements.

Indicateur 2.1 : délais moyens de délivrance des titres

A compter du PAP 2020, le délai mesuré est celui imputable au programme 354, soit le délai d’instruction de la demande en CERT (ne sont plus pris en compte les délais de fabrication et d’acheminement).

1^er et 2^e sous-indicateurs : délai d'instruction en CERT des passeports biométriques et des cartes nationales d’identité (CNI)

Le délai de référence de 9 jours pour les passeports biométriques et de 10 jours pour les CNI correspond à un niveau de qualité jugé satisfaisant pour les usagers.

Le délai moyen d’instruction d’une demande de passeport biométrique est de 5,7 jours en 2020, soit 3,3 jours de moins que la cible initiale du PAP 2020 (source infocentre TES). Pour une demande de CNI, il est de 7,5 jours, soit un délai intérieur de 1,5 jour par rapport à la cible initiale du PAP 2020 (source infocentre TES).

En raison de la crise sanitaire et de la reprise timide des flux en été et à l’automne 2020, on note une chute de la demande de passeports de 43,3% en 2020 par rapport à l’année 2019. Il reste également un volume de 24,6% de CNI non demandées en 2020 qui sont susceptibles de réalimenter les flux (de manière subite ou lissée) au second semestre 2021 ou en 2022 par « effet de rattrapage », en fonction de l’évolution du contexte sanitaire. La forte baisse des flux comme la mobilisation des CERT a permis de maintenir des délais d’instruction très bas à compter du printemps 2020.

Toutefois, la possible augmentation de la demande, conjuguée à un potentiel effet d’attractivité de la nouvelle CNI devant être déployée d’ici août 2021, constitue un élément de vigilance.

3^e sous-indicateur : délai d'instruction en CERT des permis de conduire (PC)

Le délai de référence de 8 jours pour les demandes de permis de conduire et d’inscription aux stages de récupération de points correspond à un niveau de qualité jugé satisfaisant pour les usagers.

Le délai d’instruction des demandes instruites par les CERT PC a connu des fluctuations importantes en 2020 en raison de la crise sanitaire. Il reste toutefois globalement contenu à la cible avec un résultat de 6,5 jours, soit 1,5 jour de moins que la cible initiale du PAP 2020 (source ANTS).

Le délai d’instruction des titres permis de conduire seuls (hors inscriptions) s’établit quant à lui à 8,5 jours.

Indicateur 2.2 : taux de dossiers de fraude documentaire détectés par les préfectures

Le résultat de l’exercice 2020 s’élève à 1,2 pour mille. Il est en légère hausse par rapport à la cible 2020 qui avait été maintenue à 1,1 pour mille principalement en raison de l’impact de l’état d’urgence sanitaire sur les processus de délivrance des titres, qui conduisait à ne pas faire évoluer la prévision à la hausse.

La légère augmentation du taux de dossiers de fraude documentaire détectés par les préfectures, dans ce contexte si particulier, traduit de manière satisfaisante le renforcement des effectifs consacrés au traitement de la fraude et laisse apparaître que des marges de progression sont encore possibles. Celles-ci devront être vérifiées en 2021 et 2022.

Indicateur 3.1 : taux de contrôle des actes des collectivités locales et établissements publics

1^er sous-indicateur : taux de contrôle des actes prioritaires reçus en préfecture

5 841 035 actes ont été reçus par les préfectures en 2020 (contre 5 661 821 en 2019) et 1 290 209 contrôlés (contre 1 053 209 en 2019). Le taux de contrôle des actes prioritaires se situe en 2020 à 82,2 %. Si ce taux est en baisse par rapport aux années 2018 et 2019, il est cohérent avec la prévision actualisée abaissée à 83 % pour 2020 dans le cadre de l’élaboration du PAP 2021.

Le repli de ce taux s’explique principalement par des raisons conjoncturelles liées à la pandémie. Les élections municipales ont tout d’abord eu pour effet de produire au second semestre une augmentation du nombre d’actes reçus et à contrôler au titre des priorités locales (mise en place des assemblées et délégation des adjoints, des conseillers délégués et vice-présidents, accords locaux, délégations de fonctions ou de signatures, régimes indemnitaires…). Par ailleurs, les préfectures ont été confrontées en 2020 à la crise sanitaire de l’épidémie de Covid-19 et notamment à la période de confinement au premier semestre. Durant les premiers mois de cette crise, la transmission des actes a nécessairement été rendue délicate malgré l’adoption de mesures d’ordre législatif et réglementaire de nature à assouplir les conditions de transmission des actes. L’accès sécurisé au système d’information @CTES est par ailleurs nécessaire pour contrôler les actes télétransmis et n’était pas possible en télétravail au premier semestre 2020 au regard des outils disponibles. Les difficultés à assurer la continuité de la mission de contrôle se sont nécessairement traduites dans les chiffres relatifs aux actes prioritaires contrôlés.

De façon plus structurelle, le réseau des préfectures est confronté à un schéma d’emploi contraint et à des tensions sur les crédits de masse salariale. Le respect du schéma d’emploi a pu conduire à opérer localement des arbitrages dans l’allocation des moyens pour tenir compte d’autres enjeux forts.

2^e sous-indicateur : taux de contrôle des actes budgétaires des collectivités locales et établissements publics

Après une amélioration substantielle du taux de contrôle des actes budgétaires entre 2015 et 2018, passant de 53 % à 60 %, l’année 2019 marquait un infléchissement du taux puisqu’il s’établissait à 59 %. Cette baisse très limitée démontrait une certaine constance des préfectures dans l’exercice de leur contrôle.

Le taux de contrôle constaté pour l’exercice 2020, établi à 56,6 %, exprime une baisse plus marquée, qui intervient dans le contexte de crise sanitaire qui a caractérisé l’année 2020. Malgré tout, au regard des taux de contrôle par préfecture, on observe qu’une partie d’entre elles sont parvenues à conserver des résultats relativement stables.

La combinaison de facteurs conjoncturels explique cet infléchissement du niveau constaté en 2020. Ainsi, alors que certains bureaux en charge du contrôle budgétaire pouvaient connaître une phase de réorganisation, exerçant une pression de fait sur les conditions d’exercice du contrôle budgétaire, s’est ajouté le contexte de la crise sanitaire qui a obligé à adapter le mode de fonctionnement des services en fonction des contraintes matérielles et des impératifs réglementaires à leur charge. Dans ce contexte, des priorités ont été établies, comme par exemple le contrôle des délibérations fiscales, qui ont pu influer sur l’exercice du contrôle budgétaire par ces services au regard des performances des années antérieures.

Pour l’ensemble des préfectures, les effets du contexte sanitaire sur l’organisation du travail et sur le rythme du secteur local ont été intégrés. Par ailleurs, les actions entreprises antérieurement seront poursuivies. A ce titre, il est attendu des gains progressifs d’efficacité du contrôle budgétaire par le déploiement d’Actes budgétaires qui permet d’automatiser une part des contrôles. La dématérialisation des actes budgétaires continue de progresser puisque le taux d’actes transmis à Actes budgétaires est passé de 37,5 % en 2019 à 42,6 % en 2020.

Indicateur 3.2 : taux d’actes télétransmis via le système d’information @ctes

Le taux de télétransmission des actes des collectivités territoriales via l’application @CTES a augmenté de plus de deux points en 2020 et est au-delà de la cible fixée.

Dans le contexte de la crise sanitaire, la principale préoccupation a été de maintenir la capacité des collectivités territoriales à transmettre leurs actes au préfet pour les rendre exécutoires. La DGCL a répondu aux nouvelles contraintes créées par la situation sanitaire de deux manières. Tout d’abord, elle a allégé temporairement les exigences de sécurité afférentes à la télétransmission. Ainsi, l’autorisation d’utiliser un certificat RGS* a permis aux collectivités dont le certificat RGS** était arrivé à échéance de préserver leur capacité à télétransmettre. Elle a ensuite transitoirement ouvert aux collectivités la possibilité de transmettre leurs actes au moyen d’une messagerie sécurisée, ce qui a permis de faire face à l’indisponibilité des agents en charge de la télétransmission ou du dépôt des actes en préfectures.

En outre, la décision ayant été prise de ne pas reporter la date d’entrée en vigueur des dispositions de la loi NOTRe faisant obligation de télétransmettre les actes au préfet au titre du contrôle de légalité, les collectivités concernées (régions, départements, communes de plus de 50 000 habitants, établissements publics de coopération intercommunale à fiscalité propre) ont été amenées à se conformer à cette obligation à compter du 7 août 2020.

Indicateur 4.1 : taux de préfectures certifiées ou labellisées sur le nouveau référentiel

Au 31 décembre 2020, 22 % des préfectures et des sous-préfectures dotées d'un centre d'expertise et de ressources titres (CERT) étaient labellisées Qual-e-pref, soit 23 préfectures et une sous-préfecture.

L'objectif de labellisation a été revu à 25 % pour 2020. Mais en raison de la crise sanitaire et de ses conséquences sur les conditions de travail des agents et les modalités d'accueil des usagers au sein du réseau préfectoral, de nombreux sites on dû reporter leur démarche de labellisation Qual-e-pref à 2021. Un effet de rattrapage est attendu en 2021, hors élément contextuel majeur et prolongation de la crise sanitaire, le réseau préfectoral restant pleinement mobilisé pour le maintien d’une relation de qualité vis-à-vis de l'usager.

Indicateur 4.2 : ratio d’efficience bureautique

L’exécution 2020 révèle un ratio d’efficience bureautique supérieur à la prévision 2020 actualisée, déjà doublement supérieure à la prévision du PAP pour 2020. Cette forte évolution est la conséquence de l’achat de postes informatiques pour le développement du télétravail en réponse à la crise sanitaire (18 000 commandés en centrale et 20 000 estimés en services déconcentrés).

Indicateur 4.3 : dépenses de fonctionnement par agent

Pour l’année 2020, les dépenses de fonctionnement courant par agent s’élèvent à 2 979€, soit 368€ de moins que pour l’année précédente (-12,35%). Aussi, le montant 2020 est inférieur de -4,8% par rapport à la cible initiale. Cette baisse du coût de fonctionnement courant par agent s’explique par l’impact de la crise sanitaire qui a, d’une part, induit une importante sous-consommation de certains postes de dépenses (transport de bien et de personnes, action sociale, formations et concours, automobile, affranchissement) et, d’autre part, une surconsommation d’autres postes de dépenses (informatique, PNI) du fait du développement du télétravail.

Indicateur 4.4 : optimisation de l’immobilier de bureau

Le sous-indicateur d'optimisation des surfaces de bureau occupées (ratio SUN/ETPT) est resté stable en 2020, alors que la cible actualisée anticipait une dégradation du ratio d'occupation, en lien avec une meilleure prise en compte des surfaces soutenues, notamment en outre-mer. Cette stabilité du ratio est due à un rythme de libérations de surfaces à nouveau proportionné à l'évolution des effectifs logés.

Les libérations de surfaces en cours au titre de la réforme de l'organisation territoriale de l'État, conjuguées à un schéma d'emploi actuellement moins exigeant, peuvent aboutir à une stabilité voire une légère dégradation de ce ratio à l'avenir.

Parallèlement, le ratio d’entretien courant par mètre carré de surface utile occupée a diminué sensiblement en-deçà de la prévision actualisée pour 2020 (15,55 €/m² contre 18,67 attendus, soit - 3,1 points). Cette évolution résulte principalement de la baisse des dépenses d’entretien courant du locataire par rapport au montant initialement programmé pour 2020 (-7,33 M€ en AE et -4,97 M€ en CP).

La baisse des dépenses d'entretien courant du locataire est issue du report de certains chantiers d’entretien courant durant la crise sanitaire. De plus, les dépenses d’équipement de protection, gels désinfectants et autres surcoûts nécessaires à la gestion de crise ont été priorisées en lieu et place de certaines dépenses immobilières.

A l'issue des effets de la crise sanitaire, l'évolution du sous-indicateur est attendue à la hausse.

Indicateur 4.5 : indicateur de multi-occupation immobilière

L'indicateur de multi-occupation immobilière a pour objet de valoriser les effets des actions de regroupements de services, abandons ou densification de sites occupés par les services de l'administration territoriale de l’État. À ce titre, il ne s'agit pas d'un taux de sites multi-occupés, mais d'un indicateur de synthèse dont les objectifs sont fixés et suivis régionalement.

Pour l’année 2020, le taux synthétique de multi-occupation s’élève à 38,0%, soit un point de plus que la prévision initiale pour 2020 et un point de moins que la prévision actualisée. Cet indicateur progresse pour la troisième année consécutive, mais moins qu'attendu. La crise sanitaire a en effet ralenti les opérations de mutualisation immobilière projetées, la mise en œuvre de secrétariats généraux communs départementaux ayant notamment été décalée du 1^er juin 2020 au 1^er janvier 2021.

La poursuite des réformes de l'OTE en 2021, ainsi que la livraison de plusieurs opérations de rénovations de cités administratives, seront favorables à l'amélioration de cet indicateur.

Indicateur 4.6 : taux de véhicules mutualisés entre au moins deux services de l’État

Le taux de véhicules mutualisés, constaté au niveau national sur l'exercice 2020, est de 9,4%. Ce taux correspond à un écart de -3,6 points avec la cible initiale affichée dans le PAP pour 2020 (13,0%) mais est conforme à la cible actualisée (9,0%).

La cible actualisée pour 2020 traduit également une baisse par rapport au taux de mutualisation réalisé 2019 (12,5%).

L'évolution défavorable de ce ratio s'explique par l'extension en 2020 du parc mutualisable aux véhicules des préfectures, l'indicateur étant précédemment calculé sur le périmètre de moyens courant soutenu par l'ex-programme 333 (DDI et directions régionales).

L'objectif de cet indicateur est de piloter la mutualisation des flottes automobiles de l'ATE. La mise en œuvre d'une démarche de partage de véhicules mutualisables entre services voisins doit minorer les charges de fonctionnement du programme, tout en veillant à ne pas dégrader les capacités de déplacement concernées.

Le ratio de mutualisation des véhicules est étroitement lié au nombre de sites multi-occupés, la proximité géographique des services étant un préalable à la mise en commun des parcs automobiles. L'évolution du taux de mutualisation est également conditionnée par la mise à disposition progressive d'outils de gestion communs par la direction des achats de l'État (DAE), en matière de gestion de flotte ou de solutions d'autopartage.