Source des données : Sous-direction des systèmes d'information.

Mode de calcul : Au numérateur : coût des achats de PC fixes et portables, imprimantes, serveurs et licences bureautiques, maintenance, télécommunications, support de proximité, formations bureautiques (conformément au périmètre de l’indicateur interministériel).

Au dénominateur : nombre total de postes de travail (fixes et portables) gérés pour l’ensemble de la mission par le département des infrastructures et des services.

Commentaires : Depuis le 1^er janvier 2016, l’assistance bureautique est sous-traitée auprès d’un prestataire extérieur. La DILA a gardé la charge de l’achat de ses postes informatiques. Les dépenses de personnel en lien avec l’assistance et la maintenance auprès des utilisateurs ont été intégrées à partir de 2017.

En hausse depuis 2016 (notamment en 2018) mais en baisse en 2019, le ratio d’efficience bureautique devrait connaître une nouvelle augmentation pour l’année 2020. Cette évolution s’explique par l’achat de matériel (ordinateurs, écrans, VPN, etc.) favorisant le travail à distance des agents que ce soit pour les grèves du début d’année mais aussi et surtout pour la crise sanitaire liée à la COVID-19. Le nombre d’ordinateurs portables a ainsi connu une hausse substantielle (multipliant ainsi ponctuellement le nombre d’ordinateurs total – fixes et portables). L’achat de ces ordinateurs portables va permettre le renouvellement progressif de l’ensemble de la flotte mobile afin de remplacer le matériel vieillissant et de déployer Windows 10, incompatible avec une partie du parc informatique actuel. La prévision actualisée 2020 est donc revue à un ratio de 1 994 € par agent. Cette tendance devrait décroître avec une évolution, sauf contraintes spécifiques, vers l’achat d’ordinateurs portables par défaut pour la suite des investissements.

Un contrat pluriannuel a par ailleurs été signé début 2020 avec Microsoft (contrat d’entreprise pour 3 ans) afin de bénéficier de tarifs de licences plus avantageux (actuellement, la DILA réalise des achats unitaires par logiciel). Cet accord devrait générer des gains de 20 à 30 %.

Pour les années suivantes, la tendance devrait être baissière (et progressive à partir de 2021), avec moins de coût de support de proximité du fait de l’automatisation des postes, du déploiement de la nouvelle suite bureautique collaborative Teams et de la mise à jour Windows 10. Par la suite, le flux de renouvellement annuel sera d’environ un quart du parc.

Par ailleurs, le renouvellement du marché de support et d’assistance intervenu en 2019 conduit à des coûts à la baisse à compter de 2021. Les travaux d’automatisation de la gestion du poste de travail renchériront en revanche les coûts bureautiques dans un premier temps. En 2022, le ratio devrait poursuivre sa baisse avec les premiers bénéfices de la rationalisation et de l’automatisation des déploiements et de la gestion du parc informatique.

Des éléments propres aux activités régaliennes de la DILA expliquent le maintien d’un nombre relativement élevé de postes informatiques. Les activités liées à la production du Journal officiel nécessitent la mise en place de sites de production de secours opérationnels 365/365 jours et équipés pour la continuité et la reprise d’activité, et la possibilité pour les agents de réaliser des astreintes techniques et fonctionnelles à distance, ce qui implique du matériel supplémentaire. La mise en œuvre des contraintes de sécurité ANSSI impose dans certains cas de mettre à disposition d’un même agent des postes informatiques distincts (règles d’administration technique des systèmes avec séparation des accès). A noter que la DILA réalise également des activités de développement, de PAO ou de vidéo nécessitant l’acquisition de matériel professionnel spécifique au coût relativement élevé.

En parallèle de ces éléments, des plans d’actions sont en cours pour rationaliser le parc bureautique (suppression des messageries inactives et désinstallation des logiciels non utilisés, etc.).

Une attention particulière continuera d’être portée sur les inventaires annuels du matériel afin d’identifier plus rapidement les postes informatiques rendus inactifs à la suite des départs d’agents en retraite et dans le cadre du plan de départs volontaires.

Le ratio interministériel d’efficience de la gestion des ressources humaines rapporte les effectifs gérants (en ETPT), consacrant la majeure partie de leur temps à la gestion des RH (pilotage, recrutements, administration, formation, paye, conditions de travail…), aux effectifs gérés soit l’effectif physique moyen rémunéré, y compris les personnels temporaires.

Source des données : département des ressources humaines et données RH issues de l’application de gestion Pléiades.

Mode de calcul : au numérateur, les effectifs gérants et au dénominateur les effectifs gérés.

Commentaires : il est tenu compte de la moyenne du nombre de fiches de paie établi chaque mois pour l’effectif géré.

La baisse globale des effectifs, liée au dispositif de cessation anticipée volontaire d’activité (CAVA) sur 2016-2019, prolongé sur 2020 à 2024 pour les agents de droit privé et les départs en retraite tous statuts confondus, impactent à la fois les effectifs gérés et gérants sur les trois prochaines années, mais dans des proportions différentes.

La prévision actualisée 2020 et la prévision 2021 tiennent compte d’une légère baisse des effectifs gérés et d’une stabilisation de l’effectif gérant.

A partir de 2022, le ratio diminue car l’effectif gérant amorcera une baisse mais proportionnellement plus faible que la diminution de l’effectif géré.

A noter, qu’il est nécessaire de maintenir un seuil minimal d’agents gérants car la charge de travail reste importante. L'existence de statuts différents (agents de droit privé, fonctionnaires, contractuels de droit public) complique la gestion (règles, instances sociales différentes). Il faut continuer de gérer à la fois les agents en activité et ceux qui sont inscrits dans les plans CAVA, et qui reçoivent un revenu de remplacement jusqu’à leur retraite effective. Certains recrutements (en remplacement) sont nécessaires sur des postes indispensables tel que celui de la gestion de la paye.

Pour rappel, la diminution des effectifs dépend d’événements prévisibles comme les départs à la retraite et l’exécution des plans de départs anticipés à la retraite mais aussi de situations non anticipables telles que des démissions, des décès. Le choix de la date de départ des agents éligibles au dispositif de cessation anticipée volontaire d’activité (CAVA), si toutefois ceux-ci ne refusent pas d’y adhérer, peut être modifiée pour convenance personnelle.

Source des données : département des ressources humaines.

Mode de calcul : le ratio d’emploi de travailleurs handicapés est calculé en pourcentage des effectifs réels (hors les mises à disposition).

Commentaires : le ratio tient compte des seuls travailleurs handicapés déclarés et d’unités déductibles acquises à la suite des travaux confiés à des établissements d’aide par le travail (ESAT). À titre d’information, la DILA verse une contribution annuelle au fonds pour l’insertion professionnelle des personnes handicapées (FIPHFP).

Les actions de recrutement et d’inclusion de personnes handicapées se sont poursuivies au sein de la DILA, permettant une progression des prévisions pour 2020 et 2021 par rapport au résultat de 2019. La cible définie est de 5,4 % en 2023.

Afin de faciliter le recrutement et l’intégration de personnes en situation de handicap, la DILA a créé en 2019 au sein du département des ressources humaines, un poste de chargé de recrutement / politique handicap. En 2018, trois agents ont été recrutés et quatre autres ont rejoint la DILA en 2019.

La DILA reste fortement engagée dans cette politique de soutien à l'emploi de personnes en situation de handicap au travers des actions suivantes :

- le développement des relations avec les personnes en recherche d'emploi disposant d'une reconnaissance RQTH par la diffusion d'offres d'emplois sur les sites spécialisés et la proposition systématique d'un entretien avec chaque candidat postulant ; 

- une facilité accordée aux départements pour le recrutement de personnes reconnues en qualité de travailleur handicapé ;

- des formations adaptées, en soutien aux agents accueillant dans leur équipe une personne en situation de handicap ;

- des campagnes de sensibilisation et des événements thématiques en faveur de l’accueil des personnes en situation de handicap visant à développer l’emploi de personnel handicapé en partenariat avec la DSAF et Pôle emploi ;

- la formalisation en cours d’une charte du handicap en liaison avec le CHSCT.

Par ailleurs, dans le cadre de l’obtention du double label « Egalité‐Diversité » par les services du Premier ministre, le handicap est l’un des critères de discrimination particulièrement suivi et fait l’objet de plans d’actions circonstanciés.

Toutefois, l'importance des départs en retraite ou anticipés et le faible nombre de recrutements externes ne permettent pas d'augmenter fortement le taux d'emploi des personnes en situation de handicap dans les prochaines années.

Source des données : département des moyens généraux pour les surfaces ; département ressources humaines pour les effectifs.

Mode de calcul : afin de faciliter la comparaison interministérielle, les surfaces industrielles ne sont pas prises en compte pour le calcul du ratio SUN par poste de travail, qui est ici publié pour les seules surfaces de bureaux, avec les effectifs correspondants.

Commentaires : Depuis début 2018, la DILA a réussi sa rationalisation immobilière de ses sites parisiens en regroupant ses agents sur seulement deux sites : «Desaix», «Ségur» et en maintenant le site de « Metz ».

En accord lors de la conférence de performance d’avril 2020, les sous-indicateurs relatifs à l’entretien courant et lourd sur la SUB seront supprimés. En effet, les états de restitution de ces dépenses ne sont pas suffisamment précis pour apprécier pertinemment ces sous-indicateurs.

La DILA poursuit sa rationalisation immobilière dans un double objectif. Le premier consiste à réaliser des économies substantielles de loyer ; le deuxième est de faciliter et fluidifier les échanges entre les équipes « métiers » en regroupant un maximum d’agents actuellement en poste sur le site de « Ségur » vers le site « Desaix », site historique de la DILA (et avant 2010 de la Direction des Journaux officiels).

Lors de la réalisation du PAP 2019, la DILA envisageait de restituer 150 m² supplémentaires aux services du Premier ministre courant 2020. Cette opération est actuellement suspendue car liée à une réorganisation de service qui a été décalée du fait du Covid-19, d’où l’ajustement de la prévision actualisée pour l’année 2020 à 14,5 m².

La DILA va connaître d’ici à 2023 des départs en nombre d’agents du fait des départs anticipés (dispositif CAVA), notamment parmi ces personnels techniques, et des départs à la retraite.

Ces départs en nombre et la spécificité du site Desaix, qui contient des espaces purement industriels, peu aisément reconvertibles en bureaux sans travaux lourds ou disposant de peu d’espaces en premier jour, vont donc impacter négativement ce ratio (m² maintenus et moins d’agents) qui devrait remonter en 2021. L’objectif reste néanmoins de poursuivre le regroupement et l’optimisation immobilière du site de Desaix afin de baisser en 2023 ce ratio, malgré la baisse continue des effectifs.