1.1 Ratio d'efficience bureautique

Le ratio d’efficience bureautique constaté en 2021 est de 1 968 €, très proche du résultat de l’année 2020 (1 974 €) et supérieur aux prévisions. Cependant, en 2021, les coûts sont impactés par un rattrapage de facturation des années précédentes sur les prestations de la gestion des imprimantes multifonctions. Sans ce surcoût, le ratio 2021 serait de 1 876 €, similaire à la prévision actualisée.

Ces deux dernières années ont nécessité des dépenses particulières pour s’adapter au contexte de la crise sanitaire. En effet, les agents ont été équipés d’ordinateurs portables, en substitution des postes fixes en service, et pour certains, d’écrans supplémentaires, de caméras, de casques et de kits mains libres nécessaires au déploiement à grande échelle et dans des délais contraints du travail à distance obligatoire qui s’est poursuivi en 2021. A cela s’est ajoutée l’installation de solutions collaboratives et de visioconférence pour maintenir le lien entre les équipes.

Par ailleurs, la reprise du travail sur site par intermittence et la mise en place des accords liés au télétravail de droit commun en 2021 ont nécessité en parallèle de renforcer et d’optimiser le matériel informatique de plusieurs salles de réunions afin de permettre la tenue de séances mixtes (présentiel + distanciel).

A noter qu’une grande partie des équipements ont été achetés en 2020 et qu’en 2021, le montant des achats de matériel a baissé de 23 %. 

Le nombre de postes informatiques est de 950 en 2021, soit 25 de plus qu’en 2020, tout en restant supérieur à l’effectif. La mise en œuvre des contraintes de sécurité de l’ANSSI impose en effet, dans certains cas, de mettre à disposition d’un même agent plusieurs postes informatiques. La DILA fournit également des postes à des utilisateurs autres que des agents DILA. C’est le cas pour les agents mutualisés et l’atelier graphique de la SACIJO, les agents mis à disposition du centre d’appels interministériel basé à Metz, les prestataires extérieurs dans les équipes de développement, maintenance, support et d’exploitation informatiques.

Les activités liées à la production continue du Journal officiel nécessitent le maintien en conditions opérationnelles d’équipements supplémentaires installés sur le site de secours de Ségur ; des astreintes techniques et fonctionnelles à distance peuvent impliquer l’utilisation de matériel supplémentaire pour garantir la continuité des services. Enfin, plus d’une dizaine de postes est également positionnée en salle de formation pour assurer les formations informatiques internes des agents.

En parallèle, la DILA a finalisé la migration des postes informatiques vers Windows 10, lancé en 2019. Ce projet a nécessité de renouveler une partie du parc informatique non compatible avec cette nouvelle version de Windows.

A noter qu’en février 2021, une politique d’attribution du matériel informatique est entrée en application. Cette politique, annexée au schéma directeur des systèmes d’information de la DILA, détermine la configuration et les caractéristiques des postes informatiques des utilisateurs pour chacun des profils types définis. Ainsi, elle prévoit d’affecter à chaque agent le matériel adapté à ses besoins pour exercer son activité sur site ou à distance, en intégrant la nécessaire continuité d’activité de la DILA en cas de situations particulières (pandémie ; grèves de transport ; etc.) tout en visant l’efficience en matière budgétaire.

1.2 Ratio d'efficience de la gestion des ressources humaines

Le résultat 2021 du ratio d’efficience de la gestion des ressources humaines, soit 3,48 %, est situé entre la prévision initiale (3,4 %) et la prévision actualisée (3,5 %). Le réalisé 2021 montre une hausse des effectifs gérants à partir du mois de novembre par rapport au mois de janvier 2021 (+1,4 ETPT) et une baisse moins importante que prévue des effectifs gérés.

La baisse globale des effectifs est principalement liée au dispositif de cessation anticipée volontaire d’activité (CAVA) sur 2016-2019, prolongé sur 2020 à 2024 pour les agents de droit privé et dans une moindre mesure aux départs en retraite tous statuts confondus.

La charge de travail restant importante, le maintien d’un seuil minimal d’agents gérants est nécessaire pour gérer l’effectif géré qui comprend à la fois les agents en activité et ceux qui sont partis notamment à travers les plans CAVA, et qui reçoivent un revenu de remplacement jusqu’à leur retraite effective. Par ailleurs, l’existence de statuts différents (agents de droit privé, fonctionnaires, contractuels de droit public) complexifie la gestion RH (règles, instances sociales différentes). Enfin, les évolutions importantes des activités de la DILA depuis plusieurs années conjuguées à la baisse des effectifs impliquent des efforts particuliers en termes de formation et d’accompagnement au changement.

1.3 Part des bénéficiaires de l'obligation d'emploi prévue par la loi n°87-517 du 10 juillet 1987

Le résultat provisoire de la part des bénéficiaires de l’obligation d’emploi de personnes handicapés est estimé à 6,8 %, en amélioration par rapport à 2020 (5,3 %) et supérieur à la prévision actualisée (5,5 %). Cette évolution très favorable s’explique à la fois par la baisse des effectifs rémunérés, par le recrutement de personnes en situation de handicap et par la sensibilisation des personnels à l’intérêt de déclarer leur handicap.

Le taux d’emploi des personnes en situation de handicap est un des indicateurs particulièrement suivis par la DILA, qui ne respectait pas jusqu’à cette année l’obligation de 6 %. Un grand nombre d’actions qualitatives ont été entreprises en 2021 pour l’améliorer.

Avec deux recrutements d’agents pour lesquels la qualité de travailleur handicapé est reconnue, dont un apprenti et huit déclarations RQTH d’agents, mais également quatre départs d’agents RQTH courant 2021, la DILA emploie 33 agents en situation de handicap à fin décembre 2021 (27 fin décembre 2020).

La DILA est fortement investie dans la politique d’égalité - diversité professionnelle en lien avec la DSAF des services du Premier ministre et poursuit son plan volontariste en faveur du recrutement, de l’intégration et du maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap. En effet, la DILA participe à des campagnes de sensibilisation et à des événements en faveur de l’accueil des personnes en situation de handicap ; elle vise à développer l’emploi de personnel handicapé en partenariat avec la DSAF et Pôle emploi.

Une charte handicap a été élaborée en concertation avec les représentants du personnel. En complément, un poste de référent handicap a été créé pour coordonner la mise en œuvre de la politique handicap, en animant et en pilotant la bonne mise en œuvre du plan d’actions associé à la charte handicap tout en coordonnant les équipes des différents services intervenants.

Par ailleurs, des travaux immobiliers de mise en accessibilité pour les personnes à mobilité réduite (installation des rampes d’accès, mise en place de portes automatisées, etc.) sur le site ont été réalisés. De plus, à la suite d’un audit d’accessibilité aux locaux, les recommandations ont permis d’identifier les possibilités d’améliorations et elles ont été intégrées dans le schéma directeur immobilier de la DILA.

Ces actions ont été menées dans le cadre de la démarche de labellisation égalité-diversité, label délivré par l’AFNOR Certification début janvier 2021 pour l’ensemble des services du Premier ministre dont la DILA, après l’attribution en septembre 2020 du label "Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes" attribué en septembre 2020.

2.1 Efficience de la gestion immobilière

Le ratio SUN par poste de travail est de 13,1 m² par agent, très proche du ratio 2020 et de la prévision actualisée 2021 mais très légèrement inférieur. Côté superficie, 109 m² de surface de bureaux du site « Ségur » ont été restitués aux services du Premier ministre. Les effectifs restent stables par rapport à 2020 du fait de la hausse du nombre de prestataires extérieurs hébergés dans les locaux de la DILA et travaillant sur les projets majeurs (67 en 2021 contre 47 en 2020) partiellement compensée par la baisse de l’effectif global de la DILA. 

Dans le but de poursuivre sa rationalisation immobilière afin de réaliser des économies substantielles de loyer et de faciliter les échanges entre les agents, la DILA regroupe chaque année, en fonction de l’avancement des travaux d’aménagement des locaux du site historique de la DILA dit « Desaix », un maximum d’agents en poste sur le site de « Ségur » vers le site « Desaix ».

A cet effet, une étude d’implantation des services a été lancée début 2021 afin d’optimiser et d’adapter l’utilisation des surfaces des locaux du site principal (« Desaix »). Un schéma directeur immobilier a été réalisé pour planifier les opérations sur les prochaines années et sera validé début 2022. Son élaboration est inscrite dans le nouveau plan stratégique de la DILA à horizon 2024. Il définit les besoins en locaux avec pour enjeux de réduire les surfaces occupées sur le site « Ségur », de mettre fin à l’utilisation des structures temporaires, tout en cherchant une installation plus cohérente et fonctionnelle des équipes de travail. Ce schéma directeur immobilier prend en compte également les nouveaux modes de travail (télétravail ; mode agile ; espaces collaboratifs).