Délai d’instruction moyen des projets

En ce qui concerne le délai constaté entre la fin de l'appel à projets et la validation des projets lauréats par le comité de pilotage du Fonds, il s'est établi en moyenne à 55 jours en 2018 (68 jours pour le premier appel à projets et 41 pour le second). En 2019, le délai s'est établi à 69 jours pour la première session de l'appel à projets et à 73 jours pour la seconde, soit un délai moyen de 71 jours.  En 2020, 123 jours ont été nécessaires à l’instruction de la première session (le comité de sélection ayant eu lieu pendant le premier confinement), 67 jours pour la seconde session. En moyenne, le délai d’instruction s’est donc établi à 95 jours en 2020. En 2021, le délai moyen se situe aux alentours de 45 jours, principalement en raison de la levée des contraintes liées à la crise sanitaire.

La hausse de 2020 par rapport aux prévisions et par rapport à 2019 s’explique par la réorganisation nécessaire du processus d’instruction de la première session dans le contexte de confinement du printemps 2020. En revanche, des délais similaires à ceux de 2019 ont été respectés pour la seconde session 2020. Malgré un décalage de la date-limite de dépôt (du 5 juin au 31 juillet) et du comité de pilotage (de fin juillet au 6 octobre), le délai d’instruction s’est élevé à 67 jours. Pour 2021, cette amélioration du délai moyen s’explique par la diminution des délais entre la clôture des dépôts de candidature et la tenue du comité de pilotage.

Le délai d’instruction minimal des projets est entre 1 mois et demi et 2 mois. Cette durée incompressible s’explique par les différentes étapes qui jalonnent la sélection des projets candidats au FTAP, qui garantissent la rigueur de la sélection : instruction au fond des projets par les différentes administrations concernées (DITP, DB, DINUM) ; instruction par les membres du COPIL, dont des personnalités qualifiées extérieures ; auditions des candidats pour lesquels des précisions ou éclaircissements sont jugés nécessaires.

Pourcentage de lauréats pour lesquels le contrat est signé au cours de leur année de sélection

L’expérience a montré que la phase de contractualisation suivant l’annonce des lauréats s’avérait chronophage du fait des échanges nécessairement nombreux pour stabiliser le contenu des contrats, notamment au sujet des économies escomptées. Ce nouvel indicateur vise donc à suivre les efforts entrepris pour réduire ce temps de contractualisation, responsable d’une partie des sous-consommations de crédits constatées sur le P349. Un délai moyen de plus de 5 mois était constaté pour les 4 premiers appels à projet pour stabiliser et approuver les contrats de transformation, dont la signature déclenche la mise à disposition des fonds. En 2021, tous les contrats de transformation des appels à projets des années précédentes n'ayant pas encore fait l'objet d'une contractualisation ont été signés à part un contrat pour lequel des discussions complémentaires sont nécessaires. Sur les deux appels à projet de 2021, trois lauréats ont finalisé la procédure de contractualisation en 2021.

Impact direct sur la qualité de service aux usagers ou la qualité de travail des agents

Environ 50% des projets lauréats des appels à projets conduits en 2018 ont eu un impact qui peut être qualifié de direct sur la qualité de service aux usagers ou la qualité de travail des agents. On peut notamment citer plusieurs projets de dématérialisation (dématérialisation du traitement des demandes d'autorisation d'urbanisme, des déclarations foncières des propriétés bâties ou encore des procédures administratives du ministère de la culture) ainsi que les projets visant à améliorer le parcours des étudiants en licence ou bien le parcours des étrangers en France.

Les appels à projets 2019 permettent d'observer un taux à peu près similaire, autour de 50% des projets lauréats. On peut notamment citer un projet de création de centres mutualisés de médecine de prévention interconnectés dans trois départements normands (Manche, Eure, Seine-Maritime), la création d'une interface utilisable en mobilité permettant aux agents de la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) d'accéder aux données pertinentes lors des contrôles en entreprises, le développement de nouveaux services numériques tournés vers les usagers afin de mieux comprendre leurs besoins et, dès lors, de mieux cibler les actions de l'Agence régionale de santé d'Île-de-France, le financement d’un établissement pénitentiaire expérimental ou la transformation numérique de la commande publique. En 2020, un taux de 54 % est constaté, dans le prolongement des années précédentes. Le taux est de 62% en 2021.  Parmi les lauréats peuvent ainsi être distingués un projet liée à un SIRH de la gendarmerie nationale, un projet visant à la mise en place d'une plateforme de données scientifiques de l'INRAP ou encore un outil permettant uun meilleur partage des informations entre les vétérinaires et le ministère de l'Agriculture.

Retour sur investissement

L’enquête la plus récente réalisée entre septembre et octobre 2021, a permis de conforter les prévisions d’économies attendues une fois les projets déployer. Les économies prévisionnelles déclarées par les porteurs des projets s’établissent à fin 2021 à hauteur de 944 M€ (hors projet « plan achats de l’État » dont l'équilibre et les objectifs sont en cours de révision), soit un retour sur investissement de 1,4.