Délai d’instruction moyen des projets à compter de l’accusé de réception des dossiers complets par le comité de sélection

Sources des données : direction interministérielle de la transformation publique

Mode de calcul : nombre de jours entre la date de dépôt du projet complet (après accompagnement le cas échéant) et la date de validation des projets lauréats par le comité d’investissement du FTAP

Pourcentage de lauréats pour lesquels le contrat est signé au cours de leur année de sélection

Source des données : direction interministérielle de la transformation publique

Mode de calcul : Ratio du nombre de projets pour lesquels le contrat est signé dans les six mois* après leur sélection et du nombre de projets sélectionnés en comité d’investissement (*anciennement : contrats signés l’année de la sélection des projets)

Délai d’instruction moyen des projets

La sélection et le suivi des projets lauréats du FTAP sont assurés par un comité d’investissement présidé par le ministre de la Transformation et de la Fonction publiques et, en cas d’empêchement, par le délégué interministériel à la transformation publique. Les projets financés par un co-financement du FTAP supérieurs à 3 M€ sont approuvés dans les comités d’investissement effectivement présidés par le ministre de la Transformation et de la Fonction publiques.

La DITP a profondément revu les modalités de sélection des projets co-financés par le FTAP afin de tenir compte des enseignements tirés du FTAP 2018-2022 :

• Fin des appels à projet : les candidats peuvent déposer leur projet au fil de l’eau et les projets sont également approuvés au fil de l’eau jusqu’à l’épuisement des crédits

• Une sélection en deux temps : la présélection et l’approbation afin de vérifier en amont l’éligibilité d’un projet et de réduire le délai entre la décision du comité d’investissement et le démarrage effectif du projet

• Un accompagnement en amont par la DITP et la DINUM afin de sécuriser la préparation et l’exécution des projets

•  Un suivi renforcé à chaque jalon du projet afin de pouvoir décider rapidement la poursuite ou l’arrêt du projet en cas de difficulté rencontrée dans sa mise en œuvre.

En ce qui concerne le délai constaté entre la candidature des dossiers et la validation des projets lauréats par le comité de pilotage du Fonds, le délai d’instruction minimal des projets est entre 1 mois et demi et 2 mois. Cette durée incompressible s’explique par les différentes étapes qui jalonnent la sélection des projets candidats au FTAP, qui garantissent la rigueur de la sélection : instruction au fond des projets par les différentes administrations concernées (DITP, DB, DINUM) ; instruction par les membres du comité d’investissement ; auditions des candidats pour lesquels des précisions ou éclaircissements sont jugés nécessaires.

Le délai d’instruction moyen varie en fonction du degré de maturité des projets présentés et du besoin d’accompagnement qu’ils nécessitent avant d’être présentés ou non en comité de financement.

1. Phase de pré-sélection : La première étape du processus de candidature débute avec une manifestation d’intérêt écrite par le porteur, suivie du remplissage d’une fiche d’idéation, fournie par le FTAP. Cette fiche est soumise au comité d’investissement du FTAP qui donne une orientation au porteur. Ceci permet d’éviter au porteur d’investir du temps dans la constitution d’un dossier de candidature alors qu’il a peu de chance d’obtenir un financement.

2. Phase de préparation : Lorsqu’un projet est présélectionné, le comité d’investissement nomme un rapporteur qui aura pour mission d’accompagner le porteur dans la préparation de sa candidature. Cette phase de préparation doit permettre de vérifier que le projet répond bien aux objectifs et aux critères de sélection du FTAP et les conditions de réussite sont réunies.

3. Phase d’approbation : La phase de préparation se termine quand le rapporteur constate que le projet est arrivé à maturité pour être lancé, que la planification et l’organisation du projet sont structurés, que le soutien des sponsors est démontré, que le calcul du retour sur investissement et l’impact pour les agents et les usagers sont documentés de manière satisfaisante, que le projet de contrat de transformation est dûment complété. Le porteur du projet est alors invité à présenter sa candidature avec le rapporteur qui l’a accompagné au Comité d’investissement. En cas de décision favorable, un contrat de transformation doit être signé entre le délégué interministériel à la transformation publique et les porteurs du projet.

Pourcentage de lauréats pour lesquels le contrat est signé dans les six mois suivant leur sélection

L’expérience a montré que la phase de contractualisation suivant l’annonce des lauréats est chronophage du fait des nombreux échanges nécessaires à stabiliser le contenu des contrats, notamment les économies escomptées. Cet indicateur vise donc à suivre les efforts entrepris pour réduire ce temps de contractualisation, responsable d’une partie des sous-consommations de crédits constatées sur le P349.

Un délai moyen de plus de 5 mois était constaté pour les 4 premiers appels à projet pour stabiliser et approuver les contrats de transformation, dont la signature déclenche la possibilité de mise à disposition des fonds. En 2021, tous les contrats de transformation des appels à projets des années précédentes n’ayant pas encore fait l’objet d’une contractualisation ont été signés à part un contrat pour lequel des discussions complémentaires sont nécessaires. Sur les deux appels à projet de 2021, trois lauréats ont finalisé la procédure de contractualisation en 2021.

En 2022, plusieurs contrats ont nécessité des échanges afin de consolider les indicateurs de résultats, les perspectives d’économies ainsi que l’architecture budgétaire. Par ailleurs, deux comités d’investissement ont eu lieu en fin d’année (novembre et décembre 2022) ; de fait les contrats de transformation correspondants aux derniers projets sélectionnés en 2022 ont été signés début 2023.

En 2023, 7 comités se sont tenus (7 février, 17 mars, 21 avril, 23 mai, 4 et 20 juillet et 10 novembre).

Ils ont donné lieu à la sélection de 16 nouveaux projets et 5 guichets thématiques de la DINUM, dont les contrats de transformation ont tous été signés en cours d’année, excepté pour les projets retenus au comité de novembre, dont la signature est en phase d’achèvement au 1^er trimestre 2024. L’objectif a donc été atteint pour l’année 2023, malgré le renouvellement complet de l’équipe du FTAP.

Précision utile : cet indicateur retraçait initialement les contrats signés dans l’année de la sélection des projets.

Source des données : direction interministérielle de la transformation publique sur la base des contrats conclus avec les porteurs de projets ou (lorsque le contrat n’est pas encore signé) des dossiers de candidature des projets lauréats. L’impact direct sur les agents et/ou usagers est également signalé par les porteurs de projets.

Mode de calcul : nombre de projets ayant un impact direct sur la qualité de service aux usagers ou sur la qualité de travail des agents / nombre total de projets du FTAP sélectionnés dans l’année

L’évaluation de l’impact direct se fait sur la base du caractère immédiat et réel du lien entre le projet et le service aux usagers ou la qualité de travail des agents. Exemples : un projet de dématérialisation de formulaire ou de procédure a un impact direct ; un projet de création d’outils innovants comme un lac de données ou un nouveau système d’information n’a pas d’impact direct.

Impact direct sur la qualité de service aux usagers ou la qualité de travail des agents

Sur l’année 2023, concernée par l’indicateur, 16 projets, 5 guichets thématiques DINUM et le dispositif du FTAP déconcentré ont été retenus. Si l’on considère seulement ces 22 références, l’impact direct sur les agents est de 100 % (22) et l’impact direct sur les usagers est de 64 % (14).

Plus globalement, parmi les 149 projets retenus jusqu’à la fin 2023, le taux portant sur l’impact direct sur la qualité de service aux usagers est de 67 % (100 projets), et le taux portant sur l’impact direct sur la qualité de travail des agents s’établit à 87 % (130 projets).

Source des données : direction interministérielle de la transformation publique sur la base des contrats conclus avec les porteurs de projets ou (lorsque le contrat n’est pas encore signé) des dossiers de candidature des projets lauréats.

Mode de calcul : économies annuelles pérennes (en M€) / investissement total du FTAP

Cette méthode de calcul du rendement permet d’évaluer l’atteinte de la cible d’un euro d’économie annuelle pérenne pour chaque euro investi par le FTAP, fixée par le rapport du Grand plan d’investissement remis au Premier ministre en septembre 2017.

Part des projets achevés

A la fin 2023, parmi les 149 projets retenus en comité d’investissement, 38 (26 %) sont finalisés, 14 (9 %) ont été stoppés, 27 (15 %) ont fait l’objet d’une contractualisation récente (23 en 2023 et 4 en cours début 2024), 70 (48 %) suivent leur cours.

Retour sur investissement

Les économies prévisionnelles déclarées par les porteurs de projets résultent de la réduction des coûts de fonctionnement et des emplois supprimés ou redéployés.

En plus de ces économies « directes », les projets lauréats génèrent aussi des économies « indirectes » pérennes, qui peuvent être liées soit à l’ « évitement » de dépenses certaines ou très probables en l’absence de la réalisation du projet (réduction de coûts de contentieux et d’investissements etc.), soit à une plus grande efficacité de politiques publiques grâce aux projets menés (par exemple, une politique de prévention accrue qui réduit la mobilisation de dispositifs publics de prise en charge).

Au-delà des économies, certains projets ont permis d’augmenter le niveau de ressources perçues par l’État (optimisation des processus de recouvrement, lutte contre la fraude), avec des recettes complémentaires annuelles (recettes fiscales principalement).

Ce retour sur investissement a été calculé dans la suite des précédents résultats en considérant les économies déclarées par 130 porteurs de projets (exclusion des projets en cours de contractualisation ou stoppés) bénéficiant de près de 748 M€ de financements sur le FTAP.

A ce jour, la DITP ne dispose pas d’éléments pour être plus ferme à l’égard des estimations des porteurs, faute de pouvoir contre-estimer ou d’évaluer les économies avérées.

Le nombre annuel de visiteurs uniques du baromètre des résultats de l’action publique est mesuré pour la nouvelle version du site publiée au printemps 2023. La période s’étend du 1^er avril au 31 décembre 2023.

Le baromètre de l’action publique a fait l’objet d’une nouvelle version mise en ligne en avril 2023, avec un design entièrement revu (https ://www.gouvernement.fr/politiques-prioritaires). Celle-ci n’a pas bénéficié d’une mise en visibilité suffisante auprès du grand public tout au long de l’année. Il s’agit néanmoins d’un nouveau support d’information sur l’avancement des politiques prioritaires du Gouvernement, depuis leur ambition portée au niveau national jusqu’à leur mise en œuvre au niveau territorial.

Cette nouvelle version permet aux utilisateurs :

• de consulter les résultats d’un axe pris dans son ensemble, à l’appui de statistiques dédiées et de fiches explicatives (par exemple : « Atteindre le plein emploi et réindustrialiser le pays »)

• de consulter, parmi 60 chantiers, regroupés par axes ou thématiques (Écologie, Culture, …), les résultats pour un territoire donné, du niveau national à la maille départementale.

Des actions de communication spécifiques ont été mises en œuvre le dernier trimestre 2023 afin d’augmenter la fréquentation du baromètre de l’action publique.

Le non-respect de la cible est lié au fait que le déploiement de PILOTE en territoires est récent (il s’est terminé fin 2023) et que tous les acteurs territoriaux ne se sont pas encore complètement approprié l’exercice. Par ailleurs, il y a des chantiers pour lesquels la maille de pilotage territorial reste encore à clarifier.

A partir des informations issues des outils de le DITP (mis en œuvre en remplacement de l’outil ATT Internet à la demande du SIG à partir du 19 mars 2023), les données suivantes sont relevées en 2023 : 2 480 000 de visiteurs uniques et 11 000 000 de pages vues.

La plateforme Services Publics+ (https ://www.plus.transformation.gouv.fr/) gagne en notoriété auprès des Français au travers de plusieurs actions :

• Le référencement naturel sur les grands moteurs de recherche, grâce à la remontée automatisée des avis des usagers publiés avec « Je Donne Mon Avis avec SP+" (JDMA SP+). Environ 70 % de la fréquentation de la plateforme est issue de moteurs de recherche comme Google ou Bing.

• Le déploiement du programme Services Publics+ progresse au sein des réseaux de service public, qui se sont davantage approprié le dispositif « JDMA avec SP+". Depuis le 7eme CITP du 9 mai 2023, les critères d’évaluation du déploiement du programme ont été revus à la hausse, ce qui incite les réseaux à promouvoir le dispositif (bannières dans les démarches en ligne, et pas uniquement en page d’accueil).

• L’actualisation des contenus associés aux huit engagements du service public. Chaque mois, des portraits d’agents agissant pour améliorer la qualité du service rendu sont publiés sur la plateforme Services Publics+ et relayés sur les réseaux sociaux.

Moyenne de l’évaluation globale de la qualité d’intervention de la DITP sur un ensemble de 12 missions conduites par la DITP au bénéfice des administrations en 2023, entièrement internalisées ou avec l’appui de prestataires externes.

Les administrations accompagnées par la DITP dans leurs projets de transformation soulignent le professionnalisme, la posture et l’apport méthodologique des agents de la DITP, ainsi que leur capacité à accélérer les projets dans des délais contraints et des écosystèmes complexes. Les axes d’amélioration portent principalement sur l’issue des interventions (aide à la priorisation des actions identifiées à mettre en œuvre, approfondissement des transferts de compétences, réunion de suivi plusieurs mois après l’accompagnement).