Repères : politique, procédure et gestion budgétaires

Le cadre de référence du contrôle interne budgétaire et du contrôle interne comptable applicable aux organismes publics relevant du titre I et III du décret GBCP doit être décliné par chaque organisme sous forme d’un référentiel de contrôle interne budgétaire en fonction des risques budgétaires qu’il aura identifiés, y compris sur ses processus métier, et de leur criticité : c’est l’organisation du dispositif de contrôle interne budgétaire et la mise en œuvre d’un plan d’actions.

Une démarche progressive centrée sur les enjeux

Le dispositif de contrôle interne budgétaire a vocation à évoluer par itérations successives et révisions périodiques, de façon à être adapté à la réalité des risques de chaque organisme.

Il convient de commencer par les domaines où se situent les principaux enjeux et les principaux risques.

Son champ peut être étendu progressivement selon les logiques qui paraîtront les plus pertinentes au cas par cas:

• par processus (programmation, allocation et mise à disposition des ressources, exécution de la dépense, exécution des recettes, pilotage de la masse salariale et des emplois) ;
• par services ;
• par processus métier ;
• par structure (centrale/réseau).

Il est nécessaire de rechercher la meilleure adéquation possible du dispositif de contrôle interne aux risques et enjeux associés.

Pour atteindre l’objectif de couverture des risques au mieux, c’est-à-dire au moindre coût et avec la meilleure fiabilité, se pose la question du positionnement du contrôle dans l’enchaînement des opérations d’un processus.

Le dispositif est appelé à être revu en fonction des résultats de son évaluation, réalisée notamment par l’audit interne.

Les leviers du contrôle interne budgétaire

La mise en place d’un contrôle interne budgétaire est une démarche qui s’appuie sur :

• les normes de comptabilité budgétaire (Recueil des règles budgétaires des organismes) et le cadre de référence du contrôle interne budgétaire et contrôle interne comptable;
• des procédures documentées sur les processus budgétaires (programmation, suivi de l’exécution, circuits de décision de la dépense, tenue de la comptabilité des engagements), s’appuyant sur les différents processus budgétaires ;
• des outils supports de la programmation et de la comptabilité budgétaire, permettant le rapprochement des deux (Système d’information Budgétaire et Comptable) ;
• une cartographie et un dispositif de maîtrise des risques au regard des objectifs du contrôle interne budgétaire ;
• des ressources de contrôleurs internes ;
• des structures de pilotage du contrôle interne aux différents niveaux de responsabilité ;
• des structures d’audit interne chargées notamment d’évaluer le contrôle interne budgétaire et de contribuer à l’améliorer ;
• un dispositif de communication et de reporting ;
• le concours des services des CBCM, des contrôleurs budgétaires en région et du CGEFI.

La cartographie des risques

La cartographie des risques est l’outil de base du dispositif de contrôle interne budgétaire. Elle recense les risques auxquels l’organisme est exposé compte tenu des processus et des contrôles qu’il met en œuvre.

S’agissant des processus métier ou budgétaires, cartographier les risques consiste à :

1. Recenser les risques identifiés dans la conduite des activités ayant un lien avec les objectifs de qualité budgétaire, à la fois auprès des agents en charge de celles-ci et dans les rapports des instances de contrôle ou d’évaluation – CBCM, contrôleur budgétaire en région et contrôleur économique et financier, commissaires aux comptes.
2. Qualifier ces risques (critique, majeur, modéré, mineur, infime ou autre échelle) en fonction de leur criticité (le cas échéant en termes d’impact et de probabilité d’occurrence).
3. Identifier pour les risques principaux retenus à la suite de la qualification opérée les dispositifs de contrôle à mettre en place pour les maîtriser.

La cartographie des risques doit faire l’objet d’une mise à jour au moins annuelle. Elle répertorie l’ensemble des risques, qu’ils soient endogènes ou exogènes. L’organe dirigeant de l’organisme a la responsabilité de faire préparer et valide la cartographie des risques budgétaires. Il définit sur cette base la stratégie de couverture des risques.

Les plans d’actions

Le travail de recensement et de qualification des risques débouche sur l’élaboration d’un plan d’actions. Celui-ci identifie les dispositifs-cibles de contrôle qui doivent venir, le cas échéant, compléter les dispositifs existants et qu’il convient de mettre en place.

Le plan d’action procède à l’évaluation des moyens à mettre en œuvre pour déployer ces dispositifs cibles.

La politique de contrôle interne budgétaire de l’organisme et son plan d’actions associé ont vocation à faire l’objet d’un document formalisé (référentiel) de contrôle interne budgétaire qui précise :

• les objectifs poursuivis ;
• l’organisation mise en place ;
• le calendrier, les étapes, les jalons et les modalités de suivi du plan d’actions ;
• les ressources auxquelles les entités peuvent recourir (assistance, conseil, cadres et supports méthodologiques, correspondants, cellule d’appui).

Ce document fait l’objet d’une diffusion à l’ensemble des acteurs concernés.

Le plan d’action est validé par l’organe délibérant de l’organisme. L’organe dirigeant de l’organisme, quant à lui, est en charge de sa réalisation.

Le contrôleur budgétaire ou le contrôleur économique et financier peut ajuster les modalités de son contrôle en fonction de l’efficacité du contrôle interne budgétaire mis en place.